Истребование документов

Граждане Российской Федерации и иностранные граждане вправе обращаться как в российские архивные органы, так и в дипломатические представительства и консульские учреждения Российской Федерации за границей для истребования необходимых документов. В тех случаях, когда нужный гражданину документ находится на территории России, применяется следующий порядок его истребования.

Лицам, проживающим на территории штатов Новый Южный Уэльс, Квинсленд, Южная Австралия, Виктория, Западная Австралия и Тасмания необходимо обратиться в Генеральное консульство России в Сиднее лично. Прием ведется по предварительной записи. 

Консульский сбор за истребование документа из России взымается согласно консульскому тарифу (П.5).

Срок истребования документа — около 6 месяцев.

Заинтересованное лицо обращается в дипломатическое представительство или консульское учреждение в государстве своего пребывания и заполняет два экземпляра анкеты установленной формы на русском языке на каждый истребуемый документ, а также оплачивает соответствующий консульский сбор согласно консульскому тарифу (П.5). Оплата может быть произведена кредитной/дебетовой картой, в виде банковского чека (bank cheque) или денежного перевода (Money Order), выписанных на имя Consulate General of Russia. 

При оформлении истребования документа заявитель должен предоставить: 

• две заполненные анкеты (исправления и/или помарки недопустимы)(бланк в конце страницы);
• копию действующего загранпаспорта (страница с реквизитами и фотографией); 
• квитанцию об оплате консульского сбора согласно консульскому тарифу (П.5).
• оплаченный конверт с обратным адресом для получения справки по почте (рекомендуется "Registered envelope")

Оформленный запрос направляется дипломатическим представительством (консульским учреждением) через Консульский департамент МИД России в соответствующие учреждения на территории Российской Федерации. После завершения поиска российские учреждения через Консульский департамент МИД России возвращают в дипломатическое представительство (консульское учреждение) истребованные документы. В тех случаях, когда разыскать документ не представляется возможным, архивное учреждение сообщает об этом заявителю также через Консульский департамент МИД России.

Не подлежат истребованию, пересылке или вывозу за границу подлинники трудовых и пенсионных книжек, военные билеты. При выезде за пределы Российской Федерации для проживания указанные документы сдаются в соответствующие организации и учреждения по месту жительства в России. На основании сведений, содержащихся в данных документах, в установленном порядке оформляются справки о стаже трудовой деятельности и прохождении военной службы. 

Не могут быть истребованы также повторные свидетельства о заключении брака, если он расторгнут, а также свидетельства о рождении на умерших. 

Повторные свидетельства о государственной регистрации акта гражданского состояния могут быть истребованы:

• лицами, гражданское состояние которых они удостоверяют;
• родителями (лицами, их заменяющими) или органами опеки и попечительства на детей до 18 лет;
• родственниками умершего;
• иными лицами в случае представления нотариально удостоверенной доверенности от лица, имеющего право на получение таких свидетельств.

Свидетельства о рождении несовершеннолетних истребуются их законными представителями. 

Свидетельства о смерти могут быть истребованы родственниками умерших или юридическими лицами для официальных целей. 

Практика свидетельствует, что осуществление запросов об истребовании из Российской Федерации документов об образовании (аттестатов, дипломов и выписок из них) осуществляется значительно эффективнее при личном обращении заинтересованных лиц непосредственно в учебные заведения. Необходимым условием является возмещение всех расходов, связанных с поиском личного дела в архивах, изготовлением дубликата документа, его заверением и пересылкой заявителю. 

В зависимости от категории запроса об истребовании документов их исполнение в Российской Федерации осуществляют следующие органы: 

• Федеральное архивное агентство Российской Федерации и подведомственные ей федеральные архивы и архивные учреждения субъектов Федерации; 
• Министерство обороны Российской Федерации; 
• Министерство внутренних дел Российской Федерации; 
• Министерство здравоохранения и социального развития Российской Федерации; 
• Министерство образования и науки Российской Федерации; 
• Министерство юстиции Российской Федерации (органы ЗАГС); 
• Центр розыска и информации Российского Общества Красного Креста. 

Проживающие в России граждане Российской Федерации по вопросам истребования документов из других государств могут обращаться в Консульский департамент МИД России и представительства МИД России в субъектах Федерации. 

Процедура оформления запроса, размер консульского сбора и сроки исполнения запроса зависят от полноты исходных данных и требований законодательства государства происхождения документа. Следует иметь в виду, что для истребования документов из-за границы требуется довольно длительное время. 

ПОЛНЫЙ ТЕКСТ АДМИНИСТРАТИВНОГО РЕГЛАМЕНТА ПО ПРЕДОСТАВЛЕНИЮ ГОСУДАРСТВЕННОЙ УСЛУГИ ПО ИСТРЕБОВАНИЮ ЛИЧНЫХ ДОКУМЕНТОВ