Истребование документов
Граждане Российской Федерации, лица без гражданства и иностранные граждане вправе обращаться как в российские архивные органы, так и в дипломатические представительства и консульские учреждения Российской Федерации за границей для истребования составленных в отношении них документов. В тех случаях, когда нужный гражданину документ находится на территории России, применяется следующий порядок его истребования.
Лицам, проживающим на территории штатов Новый Южный Уэльс, Квинсленд, Южная Австралия, Виктория, Западная Австралия и Тасмания необходимо обратиться в Генеральное консульство России в Сиднее лично либо посредством почтовой связи (перед этим желательно согласовать отправку по электронной почте - ).
Прием ведется по предварительной записи.
Консульский сбор за истребование документа из России взымается согласно консульскому тарифу (П.5).
Срок истребования документа с территории РФ — 4 месяца.
Заинтересованное лицо обращается в дипломатическое представительство или консульское учреждение в государстве своего пребывания и заполняет два экземпляра анкеты установленной формы на русском языке на каждый истребуемый документ, а также оплачивает соответствующий консульский сбор согласно консульскому тарифу (П.5). Оплата может быть произведена кредитной/дебетовой картой (в случае обращения в личном порядке), в виде банковского чека (bank cheque) или денежного перевода (Money Order), выписанных на имя Consulate-General of Russia.
В случае личной явки на прием в территориальный орган Минюста России, орган ЗАГС и консульское учреждение заявитель представляет следующие документы:
1) документ, удостоверяющий личность (предъявляется);
2) заявление об истребовании документа (приложения N 5 - 7 к Административному регламенту);
3) квитанцию об уплате государственной пошлины или документ, подтверждающий уплату консульского сбора и сбора в счет возмещения фактических расходов согласно указанному тарифу;
4) документ (предъявляется), подтверждающий родство или представительство (при истребовании документа лицами, указанными в подпунктах 2 и 3 пункта 2 Административного регламента);
5) доверенность, удостоверенную в установленном порядке (при истребовании документа лицом, указанным в подпункте 4 пункта 2 Административного регламента).
- оплаченный конверт с обратным адресом для получения справки по почте (рекомендуется «RegisteredPost» или «ExpressPost»)
Оформленный запрос направляется дипломатическим представительством (консульским учреждением) через Консульский департамент МИД России в соответствующие учреждения на территории Российской Федерации. После завершения поиска российские учреждения через Консульский департамент МИД России возвращают в дипломатическое представительство (консульское учреждение) истребованные документы. В тех случаях, когда разыскать документ не представляется возможным, архивное учреждение сообщает об этом заявителю также через Консульский департамент МИД России.
Не подлежат истребованию, пересылке или вывозу за границу подлинники трудовых и пенсионных книжек, военные билеты. При выезде за пределы Российской Федерации для проживания указанные документы сдаются в соответствующие организации и учреждения по месту жительства в России. На основании сведений, содержащихся в данных документах, в установленном порядке оформляются справки о стаже трудовой деятельности и прохождении военной службы.
Не могут быть истребованы также повторные свидетельства о заключении брака, если он расторгнут, а также свидетельства о рождении на умерших.
Повторные свидетельства о государственной регистрации акта гражданского состояния могут быть истребованы:
- лицами, гражданское состояние которых они удостоверяют;
- родителями (лицами, их заменяющими) или органами опеки и попечительства на детей до 18 лет;
- родственниками умершего;
- иными лицами в случае представления нотариально удостоверенной доверенности от лица, имеющего право на получение таких свидетельств.
Свидетельства о рождении несовершеннолетних истребуются их законными представителями.
Свидетельства о смерти могут быть истребованы родственниками умерших или юридическими лицами для официальных целей.
Практика свидетельствует, что осуществление запросов об истребовании из Российской Федерации документов об образовании (аттестатов, дипломов и выписок из них) осуществляется значительно эффективнее при личном обращении заинтересованных лиц непосредственно в учебные заведения. Необходимым условием является возмещение всех расходов, связанных с поиском личного дела в архивах, изготовлением дубликата документа, его заверением и пересылкой заявителю.
В зависимости от категории запроса об истребовании документов их исполнение в Российской Федерации осуществляют следующие органы:
- Федеральное архивное агентство Российской Федерации и подведомственные ей федеральные архивы и архивные учреждения субъектов Федерации;
- Министерство обороны Российской Федерации;
- Министерство внутренних дел Российской Федерации;
- Министерство здравоохранения и социального развития Российской Федерации;
- Министерство образования и науки Российской Федерации;
- Министерство юстиции Российской Федерации (органы ЗАГС);
- Центр розыска и информации Российского Общества Красного Креста.
Проживающие в России граждане Российской Федерации по вопросам истребования документов из других государств могут обращаться в Консульский департамент МИД России и представительства МИД России в субъектах Федерации.
При этом процедура оформления запроса, размер консульского сбора и сроки исполнения запроса зависят от полноты исходных данных и требований законодательства государства происхождения документа. Следует иметь в виду, что для истребования документов из-за границы требуется довольно длительное время.
